ТОМСКИЕ ПОРТАЛЫБизнес|Красота и здоровье|Отдых, туризм|Город70Online Media - сайты и программы

Типовые проблемы при автоматизации документооборота предприятий малого и среднего бизнеса

Чаще всего проблемы с документами и документооборотом возникают в компаниях, продающих услуги. Связано это со слабой формализацией рабочих процессов. В компаниях, продающих товары, дела обстоят несколько лучше: учет товаров и использование 1С или подобных систем заставляет компании уделять время созданию информационной системы.

Часто нам приходится сталкиваться с проблемами получения исходной информации от наших Заказчиков. Просим дать нам логотип компании в электронном виде, а получаем напечатанную визитку. Прайсы, описание компании, реквизиты - все это очень часто попадает к нам в печатном виде. Вторая проблема - неумение пользоваться электронной почтой, архивированием информации, флэш-картами и бесплатными в Томске интернет-сервисами.

 

Типовая ошибка №1. Использование контрафактного программного обеспечения

Сейчас, по российскому законодательству, директор компании отвечает за использование нелицензионного программного обеспечения. Если ваш сотрудник самостоятельно поставит контрафакт, то оштрафуют вас.

Правило № 1. В компании должен быть принят общий стандарт - список программ, которыми пользуются сотрудники. Это означает, что ваш сотрудник не может самостоятельно, без вашего ведома, установить «очень нужную и прикольную программку».

Правило №2. Все сотрудники должны пользоваться одинаковым набором программного обеспечения.

Для небольшой компании достаточно использовать небольшой набор платного (или бесплатного) программного обеспечения:

# Группы Задача Платное Бесплатное
1 Операционная система Для работы компьютера
«в принципе»
MS Windows Linux, FreeBsd и т.д.
2 Приложения для основного
документооборота
Создание договоров, прайсов MS Office Sun OpenOffice.org
3 Приложение для отправки/получения
электронной почты (e-mail)
Обмен письмами с клиентами,
поставщиками и партнерами
The Bat Mozilla ThundeBird,
MS Outlook Express*
4 Приложение для интернета Поиск информации. Использование
бесплатной почты

Mozilla FireFox,
Internet Explorer*
5 Файловый менеджер Удобная работа с файлами Total Commander Explorer*, FAR
6 Специализированное программное
обеспечение для основного
бизнес-процесса
Например, программа для ведения
Базы предложений
Агентства недвижимости
Отраслевое
решение
 
7 Приложение для просмотра
графических изображений
Для просмотра буклетов компании (и фотографий с корпоративных
вечеринок)
ACDSee Google Picasa, IfranView,
Imagine, и т.д.
8 Приложения для обмена
сообщениями в режиме он-лайн
Для общения с клиентами, партнерами,
поставщиками в режиме он-лайн

ICQ, Skype
9 Приложение для печати документов Печать документов Программа от
производителя принтера
 
10 Антивирус Не пропустить вирусы извне Kaspersky, E-Set NOD32,
продукты Norton, Dr.Web
и т.д.
Clam Antivirus + ClamWin
11 Карта города Приложение - справочник города ДубльГис ДубльГис


Символом * помечены "условно бесплатные" программы, входящие в стандартный набор Microsoft Windows. Их цена входит в цену операционной системы.

Все остальные программы могут радовать ваших сотрудников, но к работе никакого отношения иметь не будут.

 

Типовая ошибка №2. Отсутствие единых шаблонов и базы документов

Часто шаблоны документов хранятся на разных компьютерах. Бывает так, что один и тот же договор существует в пяти разных вариациях и никто не знает какой из вариантов верный.

Правило №1. Задать стандарт для обозначения папок и документов, например:

Поставщики

01 Типовые договоры

1 Договор-шаблон.doc
2 Акт-шаблон.doc

02 Заключенные договоры

Правило №2. Создать шаблоны документов и назначить одного ответственного за их изменения. Если в вашей компании нет сервера, на котором вы храните все документы, запишите все шаблоны на CD-диск.

Правило №3. Удалить на компьютерах все не относящиеся к работе старые документы.

 

Типовая ошибка №3. Привлечение на работу «по дружбе» системного администратора

Чаще всего на работу системным администратором приглашают знакомого или «знакомого знакомых». В обязанности этого сотрудника входят установка программного обеспечения, заправка картриджей принтера, настройка почты и куча мелких дел.

Системный администратор будет иметь доступ ко всем компьютерам вашей компании, т.е. к финансовым документам, базам данных и прочей информации. Проверить его работу вам будет крайне сложно. Быть уверенным в том, что вся информация поздним вечером (это любимое время для работы сисадминов) не скопирована на флэшку и не вынесена за пределы предприятия, - невозможно.

Очень часто системный администратор в небольшой компании за неимением работы целый день проводит в интернете, высокомерно посматривает на других сотрудников, побеспокоивших его «элементарным вопросом».

Правило №1. При приеме на постоянную работу подпишите с системным администратором контракт с подробным описанием понятия «Конфиденциальность» для вашей компании.

Правило №2. Если в вашей компании пара компьютеров и один принтер, вам не нужен системный администратор на целый день. Заключите договор на обслуживание со сторонней организацией.

Правило №3. Системный администратор - вовсе не программист или дизайнер сайта компании. Программист и дизайнер - это другие должности и требуют абсолютно других навыков.

Типовая ошибка №4. Отсутствие буклетов, визиток, прайсов в электронном виде

Что вы должны получить, если вы заказываете буклет или визитку в рекламное агентство? Чаще всего Клиенту отдают результат в непонятном для него графическом формате.

Правило №1. Исполнитель должен сохранить результат в нескольких вариантах: и в графическом и в текстовом. Рассмотрим на примере создания буклета. В этом случае вы должны получить:

# Что содержит файл? Формат Пример названия файла
1 Окончательный текст буклета.
Текст может править сотрудник
Текстовый Текст_буклета.doc
2 Буклет может изменять другой дизайнер Графический Буклет.cdr
3 Буклет можно печатать,
но изменять нельзя
Графический в кривых Буклет_в_кривых.cdr
4 Шрифты, которые используются
в этом буклете
Специализированные файлы OfficinaSansSerif.ttf


Если для буклета были использованы фотографии, они должны быть записаны в отдельной папке и иметь внятные названия файлов.

Правило №2. Результат должен быть записан на CD/DVD-диск. К диску должна прилагаться инструкция с описанием файлов. Из этого описания ваш сотрудник должен понимать, как эти файлы использовать.

Приведенные выше рекомендации минимальны, но их выполнение, помимо относительного порядка, сможет помочь вам не зависеть от «программистов».

 

Вячеслав ГРЕБЕНКИН
Технический директор Online-Media



4 Июня 2008

Комментарии: 11

DaniilKhanin   4 июня 2008   ответить
Забавный текст, местами интересно, местами совсем ни как, к примеру с каких пор FAR стал платным? Почему не рассмотрен вопрос ведения документа оборота своими средствами? скажем так любому под силу написать документооборот с учетом на экселе, конечно до 1С далеко, но помогает 100%?
Вячеслав Гребенкин   4 июня 2008   ответить
DaniilKhanin написал:
Забавный текст, местами интересно, местами совсем ни как, к примеру с каких пор FAR стал платным? Почему не рассмотрен вопрос ведения документа оборота своими средствами? скажем так любому под силу написать документооборот с учетом на экселе, конечно до 1С далеко, но помогает 100%?
1. FAR. Да, бесплатен на территории бывшего СССР, извиняюсь, поправили.

2. По вопросу ведения документооборота своими средствами. Статья написана как набор советов и правил для помощи в приведении документооборота фирмы хоть к какому-то подобию системы. Текущая ситуация такова, что каждый выкручивается как умеет. Кто в Excel, кто в MS Access, кто придумывает систему наименований файлов и папок, кто просто сваливает документы на рабочий стол. Те, кто пытается побороть хаос и обладает какими-либо специализированными знаниями - просто молодцы. Многие же просто не придают этому значения из-за незнания того, что это важно и, вобщем-то, несложно. Для ликвидации этого незнания статья и опубликована.
DaniilKhanin   4 июня 2008   ответить
Мне статья понравилась, единственно, что хотелось бы по шире описать круг задач по работе с документами, которые возникают у компаний (небольших) таких как моя, и как сними бороться. То что тут описано у меня реализовано, однако постоянно возникают новые проблемы из-за не систематизированного подхода к решению задачи и в критический момент выясняется, что разработанная модель не может решить задачу поставленную перед нею по упрощению документооборота.
Вячеслав Гребенкин   4 июня 2008   ответить
Даниил,
1. Можете перечислить несколько наиболее часто возникающих проблем?
2. Насколько формализованы бинес-процессы в вашей компании (по 5-бальной шкале)?
3. Есть ли у вас сотрудник (не вы), в обязанность которого входит решение подобных задач? Если да, как много времени на эту работу он может потратить?
DaniilKhanin   5 июня 2008   ответить
основная проблема это работа с договорами (бухгалтерия) выписываем счет на основание договора (а его просто нет) + нет всего пакета бумаг (в 1С это делается автоматом, все бумаги по сделке формируются сразу).
Сейчас у меня сделано все как вы предлагаете: директория с шаблонами и база в Exel. Пока проблем нет, хотя если бы еще при этом заполнялась автоматом налоговая декларация было бы здорово.

Оценка бизнес-процесса примерно 3+

Я единственный сотрудник, который занимается документами
Вячеслав Гребенкин   7 июня 2008   ответить
DaniilKhanin написал:
основная проблема это работа с договорами (бухгалтерия) выписываем счет на основание договора (а его просто нет) + нет всего пакета бумаг (в 1С это делается автоматом, все бумаги по сделке формируются сразу).
Сейчас у меня сделано все как вы предлагаете: директория с шаблонами и база в Exel. Пока проблем нет, хотя если бы еще при этом заполнялась автоматом налоговая декларация было бы здорово.

Оценка бизнес-процесса примерно 3+

Я единственный сотрудник, который занимается документами
Даниил,

Если условия поняты мной верно:
- существует шаблон налоговой декларации в определенной папке
- необходимо в момент выписки счета (опять таки по шаблону) заполнить и налоговую декларацию.

Можно порекомендовать несложную автоматизацию с использованием VBA (Visual Basic for Applications). Это видится наиболее опитимальным в вышеописанном случае.

Если шаблоны существуют и предметная область понятна, т.е. есть персона, которая может четко рассказать, куда в шаблоне какие данные должны быть вписаны, вам стоит поискать человека, разбирающегося в VBA для автоматизации этого процесса.

Думаю, максимум за 8 часов работы специалист напишет вам:
1. форму для внесения данных
2. скрипты / макросы для создания новых документов по шаблонам
3. добавит вам кнопку в тулбар Excel и Word

В целом найти такого человека несложно - объявление на местных сайтах, поторгуйтесь.

Обратить внимание:
а) оплата по факту;
б) оговорите общую сумму заранее, даже если расценки будут почасовые;
в) особое внимание обратите на тестирование - при этом процессе старайтесь вводить аномальные значения в поля, скрипт должен отрабатывать такие ситуации без фатальных ошибок. Например - в поле где указывается сумма денег нужно ввести не число, а текст. Укажите эти требования в описании задачи.
Gala    9 июня 2008   ответить
Спасибо огромное автору за статью. Очень полезно, осталось только воспользоваться грамотными советами. Отдельный поклон разработчикам сайта.
Вячеслав Гребенкин   9 июня 2008   ответить
Gala написал:
Спасибо огромное автору за статью. Очень полезно, осталось только воспользоваться грамотными советами. Отдельный поклон разработчикам сайта.
Пожалуйста. Мы планируем развивать эту тему и дальше. Следите за выходом новых статей.
Антон Гураль   17 августа 2008   ответить
Не потеме но где-то рядом :)
Для удаленной работы и в тех случаях когда нужно править один документ нескольким людям можно использовать документы Google, группы Google. Особенно хороши в связке с почтой Gmail и IM Google-talk. Gmail можно настроить, для использования корпоративного почтового ящика (имя@моякомпания.ru вместо имя@gmail.com). Gtalk проще и лучше скайпа и аськи.
Для большинства нужд мне хватает :)
Игорь   18 августа 2008   ответить
Антон Гураль написал:
Не потеме но где-то рядом :) Для удаленной работы и в тех случаях когда нужно править один документ нескольким людям можно использовать документы Google, группы Google. Особенно хороши в связке с почтой Gmail и IM Google-talk. Gmail можно настроить, для использования корпоративного почтового ящика (имя@моякомпания.ru вместо имя@gmail.com). Gtalk проще и лучше скайпа и аськи. Для большинства нужд мне хватает :)
Google - только в том случае, если вас не беспокоит внешнего трафика :-)
soft-pro   4 декабря 2008   ответить
Для ведения документооборота есть бесплатный вариант на одного пользователя ВС:Бухгалтерия, реализовано в рамках помощи малому бизнесу. В свое время очень помогла, потом перешли на платный вариант.

Написать комментарий

Уважаемые пользователи. В связи с тем, что в последнее время наш сайт подвергся массированному нашествию спамеров, мы вынуждены запретить комментирование для незарегистрированных пользователей. Мы понимаем, что это делает комментирование неудобным, и работаем над тем, чтобы максимально упростить процесс регистрации.

Надеемся на вашу поддержку.

Регистрация | Вход для зарегистрированных пользователей

Просмотров: 4436 Рейтинг: 0 авторизоваться
Рубрики статей