А ларчик просто открывался: пакет антикризисных мер с доставкой

Гениальный ученый XX века Альберт Эйнштейн считал: «Невозможно решить проблему на том же уровне, на котором она возникла. Нужно стать выше этой проблемы, поднявшись на следующий уровень». Любая организация, начиная с момента своего возникновения, сталкивается с целым рядом проблем, которые могут спровоцировать острый кризис, сопровождающийся резким ухудшением показателей деятельности: ликвидности, платежеспособности, рентабельности, оборачиваемости оборотных средств, финансовой устойчивости. Разрешая локальные проблемы, исходя из имеющихся ограниченных ресурсов конкретной компании, многие российские бизнесмены оказались под угрозой разорения в условиях нынешнего экономического кризиса. В данной статье мы предлагаем инструменты преодоления кризиса «следующего уровня» - штатные средства современной системы автоматизированного учета «1С:Бухгалтерии 8».

Анализ доходности различных видов деятельности предприятия в «1С:Бухгалтерии 8»

Нередко бывает так, что из нескольких видов деятельности предприятия какое-то более прибыльно, какое-то менее или даже убыточно. Во времена замедления или спада рыночного спроса анализ доходности видов деятельности, направлений или категорий продукции приобретает особое значение. Предлагаем провести такой анализ функциональными средствами «1С:Бухгалтерии 8».

Нередко сама программа используется только бухгалтером, да и то лишь для регистрации и выписки первички и в качестве «налогового калькулятора» с «котловым учетом», хотя именно с ее помощью можно получить данные, необходимые руководителю для ревизии доходности и принятия управленческих решений.

Для того чтобы представлять руководителю оперативную информацию о доходности разных видов деятельности, в первую очередь необходимо согласовать аналитику, т.е. состав справочника "Номенклатурные группы". Данный справочник может содержать очень простые элементы, например "Компьютеры", "Услуги", "Программы". Однако часто для принятия управленческих решений руководителю требуется более подробная информация не только об общей (котловой) доходности всего вида деятельности по продаже компьютеров, но и такая, которая поможет выявить наиболее и наименее доходные типы. В этом случае можно завести группу (папку) "Компьютеры", а внутри этой группы выделить отдельные элементы, например,

• Если руководитель хочет анализировать доходность по поставщикам;
• Если руководителю требуется анализ по покупательским сегментам, элементы могут быть такими: "Премиум", " Средний класс ", "Эконом класс".
• Если компания поставляет продукцию или услуги частным лицам и организациям, возможно деление на группы "Корпоративные закупки", "Мелкий опт", "Частные лица".

Приведенные примеры показывают, что "1С:Бухгалтерия 8" не ограничивает управленческие предпочтения руководителя и позволяет свободно выбирать аналитику, по которой будет анализироваться доходность разных видов деятельности, благодаря наличию данных в самом детализированном и понятном виде. Разумеется, чтобы они вошли в отчет, они должны быть отражены в реальных данных информационной базы организации.

После согласования с бухгалтером аналитики, требуемой для получения оперативной информации о доходности по видам деятельности, и реализации этой аналитики в справочнике "Номенклатурные группы", бухгалтерия предприятия продолжает свою регулярную деятельность по вводу и обработке первичной информации.

При этом в "1С:Бухгалтерии 8" без дополнительных усилий каждая операция фиксируется не только на типовых счетах бухгалтерского и налогового учета, но и в разрезе видов деятельности, которые выбрал руководитель. Для получения оперативной информации о доходности по видам деятельности достаточно сформировать стандартный отчет "Анализ субконто" в разрезе видов деятельности (номенклатурных групп).
Полученная картина позволяет руководителю принять управленческие решения - стимулировать или, наоборот, свернуть деятельность по малодоходным направлениям, перебросив ресурсы на наиболее доходные.

Анализ дебиторской задолженности посредством «1С:Бухгалтерия 8»

Эффективное управление любой организацией невозможно без своевременного получения оперативной информации о ее финансовом состоянии. Принято считать, что бухгалтерский учет не содержит такую информацию в необходимых управленческим структурам объемах. Современная система автоматизированного учета «1С:Бухгалтерия 8» дает пользователям возможность использовать данные бухгалтерского учета для оперативного анализа финансового состояния и деятельности организации.
Рассмотрим, как руководителю получить необходимую ему информацию с помощью программы. Настройка интерфейса, учитывающая особенности работы с программой каждого пользователя, дает возможность включать в начале работы с системой панель функций «Монитор бухгалтера» с выбранным набором закладок.

Несмотря на столь «узкопрофильное» название, панель функций обладает возможностями, которые могут быть востребованы руководством. В частности, с ее помощью можно контролировать не только качество и своевременность ввода данных, но и отслеживать текущее состояние дел по основным интересующим направлениям:

• Остаток денежных средств на счетах и в кассе организации;
• Дебиторская и кредиторская задолженность;
• Динамика этих показателей за последнюю неделю (суммарно);
• Сроки платежей в бюджет.

Кроме того, целый набор стандартных отчетов позволяет получать развернутую информацию по всем аспектам финансово-хозяйственной деятельности организации, подлежащим отражению в бухгалтерском учете. Гибкая настройка каждого отчета и возможность сохранения множества видов настроек позволяет организовать любое количество оперативных отчетов за любой произвольный период не короче 1 дня.
Для получения более детальных данных, требуемых для выявления причин образования задолженности можно сформировать отчеты из раздела стандартных. Например, отчет «Анализ субконто» по дебиторам и счетам учета дебиторской задолженности представит более полную информацию о составе и сроках возникновения задолженности. Благодаря возможностям программы по формированию, сортировке аналитических данных и построению диаграмм при соответствующей организации учета легко выявить наиболее раннюю по срокам образования задолженность. Очевидно, что датой возникновения задолженности является дата расчетного документа.

Анализ фактических затрат с помощью «1С:Бухгалтерия 8»

Любого думающего руководителя кризисные времена стимулируют к более рациональному использованию ресурсов. В такие периоды не зазорно бывает, как говорится в сказке, и «по сусекам поскрести». Для руководителя таким, на первый взгляд, неожиданным, но эффективным «сусеком» может стать программа «1С:Бухгалтерия 8».

Рассмотрим несколько аспектов получения и анализа показателей «святая святых» любого бизнеса - структуры фактических затрат. Отметим, что такие данные можно получать не по плановым показателям, а именно по факту, что особенно актуально в кризисные времена.

Итак, бухгалтерская программа может помочь руководителю получить управленческую отчетность по фактическим затратам предприятия без вложения дополнительных денежных средств, всего лишь благодаря созданию некоторых согласованных настроек справочников. «1С:Бухгалтерия 8» позволяет детализировать затраты и увидеть их «расшифровку», которую можно настроить под нужды конкретного предприятия с учетом вида его деятельности. Причем такую аналитику можно настроить как для одиночной независимой организации, так и для холдинга.

В кризисные времена приходится «затягивать пояса», в том числе путем сокращения «затратных» статей бюджета предприятия. Но без их тщательного анализа вряд ли возможно принятие правильных решений. Возможно, для кого-то приоритетом станет более тщательная «проработка» материальных затрат, для кого-то - понимание путей и способов гибкой оптимизации затрат на персонал (например, не следует ли перевести на другую работу или, может быть, даже уволить непродуктивного сотрудника), кому-то важно найти ответ на вопрос, все ли услуги, относимые на себестоимость, оправданны, и т. д. Продемонстрировать возможности «1С:Бухгалтерия 8» можно на примере.

Возьмем организацию, деятельность которой заключается в оказании услуг гарантийного и послегарантийного обслуживания какого-либо фирменного оборудования иностранного производства. Очевидно, что при такой деятельности командировки сервис-инженеров будут довольно частыми, а в составе затрат такой организации будет велика доля командировочных расходов. Их, конечно, можно учитывать и в общем, так называемым «котловым методом» (что, кстати, удобнее для бухгалтерии). Однако если при этом понадобится разобраться в затратах, например, на проезд (в частности, каким транспортом - авиа, железнодорожным, автомобильным и т. д. - сотрудники добирались до мест выполнения работ и сколько средств при этом было затрачено), то для этого понадобятся данные уже не столько бухгалтерского, сколько управленческого характера. В этом случае в справочнике «Статьи затрат» следует создать группу «Командировочные расходы», и в ней собрать элементы определенного вида.

Исследуя этот вид «командировочных» затрат, можно оптимизировать выбор транспорта для более экономичных поездок. Для этого стоит только сделать определенную настройку одного из стандартных отчетов, например, такого вроде бы сугубо бухгалтерского отчета, как «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», и сохранить ее для последующего быстрого и удобного выбора. Руководителю для оперативного анализа потребуется буквально два нажатия кнопкой мышки. По такой же схеме можно детализировать в справочнике любые затраты - и материальные, и прочие (например, по потребляемым услугам и т.д.). Останется только выбирать нужные элементы при вводе фактических данных.

Успех преодоления кризиса, несомненно, зависит от умения ведущих менеджеров своевременно предпринять адекватные действия. Автоматизация предприятия на базе программ фирмы «1С», несомненно, способствует стабилизации процессов, происходящих в вашей компании, оптимизирует работу всех подразделений, позволит сократить издержки на развитие неприбыльных направлений деятельности, содержание сотрудников, занимающихся рутинной работой. Для осуществления автоматизации учета на вашем предприятии необходимо выбрать надежную компанию-интегратора.

Компания «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ) является крупнейшей региональной сетью среди фирм-франчайзи 1С - 43 филиала компании активно действуют в 28 городах России, Украины и Казахстана. За 10 лет работы на рынке автоматизации специалистами компании было произведено более 70 000 внедрений автоматизированных систем в организациях различных сфер деятельности. Система менеджмента качества компании БИТ сертифицирована на соответствие международному стандарту качества ISO 9001:2000.

Среди клиентов компании «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ) предприятия малого и среднего бизнеса, а также крупнейшие представители российской и мировой экономики: сеть кафе-мороженых "Baskin Robbins", производитель бытовой электроники "LG Electronics Rus", компания "Евросеть"-Украина, производитель парфюмерной продукции "Невская косметика", группа компаний «Рольф», лидер деловой прессы - журнал "Главбух", «ТДСК», «Инта» и многие другие.

Специалисты компании «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ) в Томске готовы ответить на все интересующие Вас вопросы по автоматизации Вашего бизнеса! Звоните! Тел. 21-21-81

Подробная информация о компании на сайте: www.1cbit.ru
В статье использованы материалы, опубликованные на сайте: www.buh.ru