Типовые проблемы при автоматизации документооборота предприятий малого и среднего бизнеса

Чаще всего проблемы с документами и документооборотом возникают в компаниях, продающих услуги. Связано это со слабой формализацией рабочих процессов. В компаниях, продающих товары, дела обстоят несколько лучше: учет товаров и использование 1С или подобных систем заставляет компании уделять время созданию информационной системы.

Часто нам приходится сталкиваться с проблемами получения исходной информации от наших Заказчиков. Просим дать нам логотип компании в электронном виде, а получаем напечатанную визитку. Прайсы, описание компании, реквизиты - все это очень часто попадает к нам в печатном виде. Вторая проблема - неумение пользоваться электронной почтой, архивированием информации, флэш-картами и бесплатными в Томске интернет-сервисами.

Типовая ошибка №1. Использование контрафактного программного обеспечения

Сейчас, по российскому законодательству, директор компании отвечает за использование нелицензионного программного обеспечения. Если ваш сотрудник самостоятельно поставит контрафакт, то оштрафуют вас.

Правило № 1. В компании должен быть принят общий стандарт - список программ, которыми пользуются сотрудники. Это означает, что ваш сотрудник не может самостоятельно, без вашего ведома, установить «очень нужную и прикольную программку».

Правило №2. Все сотрудники должны пользоваться одинаковым набором программного обеспечения.

Для небольшой компании достаточно использовать небольшой набор платного (или бесплатного) программного обеспечения:

Символом * помечены "условно бесплатные" программы, входящие в стандартный набор Microsoft Windows. Их цена входит в цену операционной системы.

Все остальные программы могут радовать ваших сотрудников, но к работе никакого отношения иметь не будут.

Типовая ошибка №2. Отсутствие единых шаблонов и базы документов

Часто шаблоны документов хранятся на разных компьютерах. Бывает так, что один и тот же договор существует в пяти разных вариациях и никто не знает какой из вариантов верный.

Правило №1. Задать стандарт для обозначения папок и документов, например:

Поставщики

01 Типовые договоры

1 Договор-шаблон.doc
2 Акт-шаблон.doc

02 Заключенные договоры

Правило №2. Создать шаблоны документов и назначить одного ответственного за их изменения. Если в вашей компании нет сервера, на котором вы храните все документы, запишите все шаблоны на CD-диск.

Правило №3. Удалить на компьютерах все не относящиеся к работе старые документы.

Типовая ошибка №3. Привлечение на работу «по дружбе» системного администратора

Чаще всего на работу системным администратором приглашают знакомого или «знакомого знакомых». В обязанности этого сотрудника входят установка программного обеспечения, заправка картриджей принтера, настройка почты и куча мелких дел.

Системный администратор будет иметь доступ ко всем компьютерам вашей компании, т.е. к финансовым документам, базам данных и прочей информации. Проверить его работу вам будет крайне сложно. Быть уверенным в том, что вся информация поздним вечером (это любимое время для работы сисадминов) не скопирована на флэшку и не вынесена за пределы предприятия, - невозможно.

Очень часто системный администратор в небольшой компании за неимением работы целый день проводит в интернете, высокомерно посматривает на других сотрудников, побеспокоивших его «элементарным вопросом».

Правило №1. При приеме на постоянную работу подпишите с системным администратором контракт с подробным описанием понятия «Конфиденциальность» для вашей компании.

Правило №2. Если в вашей компании пара компьютеров и один принтер, вам не нужен системный администратор на целый день. Заключите договор на обслуживание со сторонней организацией.

Правило №3. Системный администратор - вовсе не программист или дизайнер сайта компании. Программист и дизайнер - это другие должности и требуют абсолютно других навыков.

Типовая ошибка №4. Отсутствие буклетов, визиток, прайсов в электронном виде

Что вы должны получить, если вы заказываете буклет или визитку в рекламное агентство? Чаще всего Клиенту отдают результат в непонятном для него графическом формате.

Правило №1. Исполнитель должен сохранить результат в нескольких вариантах: и в графическом и в текстовом. Рассмотрим на примере создания буклета. В этом случае вы должны получить:

Если для буклета были использованы фотографии, они должны быть записаны в отдельной папке и иметь внятные названия файлов.

Правило №2. Результат должен быть записан на CD/DVD-диск. К диску должна прилагаться инструкция с описанием файлов. Из этого описания ваш сотрудник должен понимать, как эти файлы использовать.

Приведенные выше рекомендации минимальны, но их выполнение, помимо относительного порядка, сможет помочь вам не зависеть от «программистов».

Вячеслав ГРЕБЕНКИН
Технический директор Online-Media