Корпоративная почта: как это сделать?

Прямоугольники конвертов постепенно начинают ассоциироваться не с долгожданным письмом и погашенными марками, а со значками на панелях Outlook: на смену вековым традициям передачи сообщений с помощью почтальона приходят службы, способные за несколько мгновений отправить послание в любую точку мира, где есть интернет.

Электронная почта - незаменимый помощник бизнесу: её посредством можно привлекать клиентов, вести деловую переписку, обмениваться макетами и базами данных, получать важную информацию и многое другое. Практически каждая компания в определённый момент своего развития задумывается о собственной корпоративной почте, и вариантов её создания существует несколько:

1) бесплатная электронная почта;
2) электронная почта у поставщика услуг интернета;

3) собственная корпоративная почта.

 

Бесплатная электронная почта

Такая почта подразумевает создание электронных ящиков сотрудников на каком-либо бесплатном сайте (например, mail.ru, gmail.com, yandex.ru и др. во внешнем интернете или sibmail.com, t-sk.ru, mail2000.ru и др. в томском). Однако плюсы заканчиваются на бесплатности, а вот минусов множество.

Во-первых, это имидж компании: доменные имена бесплатных почтовых серверов престиж никак не поднимают, а, скорее, наоборот.

Во-вторых, выбор имени ящика (логина) существенно ограничен (согласно статистическим данным, только в России около миллиона пользователей электронной почты) и стандартный адрес «имя_фамилия» скорее всего окажется занятым на популярных сайтах.

В-третьих, стабильность работы почтового сервера зависит не от вас, поэтому в самый ответственный момент вы можете остаться без архива деловой переписки, который станет доступен лишь позже или вообще исчезнет.

И в-четвёртых, размер такого почтового ящика существенно ограничен: если на крупных внешних сайтах вместимость бесплатного ящика до 7 Гб (у Google), то у томских - всего 20-100 Мб (Sibmail, Mail2000), к тому же объём постоянно заполняется посторонними письмами из-за неотлаженной работы антиспама (особенно этим «грешит» Mail.ru).

 

Электронная почта у поставщика услуг интернета

Каждая компания закупает интернет у определённого провайдера. Поставщик интернет-услуг, помимо прочего, может предоставить адрес электронной почты. Например, если вы покупаете интернет у местной «Томики», можете рассчитывать на адрес myname@post.tomica.ru или myname@mycompany.tomica.ru (за дополнительную плату). Для этого вам придётся установить на рабочем компьютере специальную почтовую программу (почтовый клиент), например Microsoft Office Outlook, Outlook Express (WinXP), The Bat! и др. Минус (помимо не самого презентабельного имени домена) в том, что вся переписка хранится на компьютере и в случае если нужно зайти на почтовый ящик удалённо, архива вы не найдёте. Кроме того, количество почтовых ящиков ограничено провайдером и если сотрудников много, не каждому удастся предоставить ящик, не говоря уж о таких дополнительных полезных адресах, как, например, info@***.ru или post@***.ru для общих вопросов или рассылок.

 

Собственная корпоративная почта

Корпоративная почта - идеальный вариант для обслуживания почтовой системы предприятий. Первый шаг на пути создания корпоративной почты - покупка доменного имени (в случае отсутствия собственного работающего сайта). Имя сервера или домен покупается у регистратора DNS (Domain Name System) или часто приобретается как часть контракта на хостинг сайта; доменное имя преобразуется в адрес конкретного сервера, обрабатывающего сайт или почту. Купить доменное имя можно, например, у http://www.nic.ru (вообще регистрацию доменного имени предлагает множество фирм, в том числе томских), стоимость регистрации зависит от зоны домена и начинается от 0 руб. (например, регистрация в зоне *.tom.ru, *.tomsk.ru и некоторые другие томские зоны будет бесплатной, а регистрация во внешних зонах *.ru, *.net, *.com, *.org, *.biz, *.info и др. обойдётся в сумму от 600 рублей).

При регистрации указываются серверы, которые будут поддерживать это доменное имя, их должно быть не меньше двух - первичный и один или несколько вторичных.

После регистрации нужно определиться, какой сервер будет хранить и обрабатывать саму почту. Этот вопрос решается исходя из трёх факторов:

• количество пользователей (если меньше 15, то лучше использовать внешнего хостера, если больше 50, то выгодней иметь свой сервер);
• наличие самого сервера (в маленьких организациях, как правило, нет лишних компьютеров, а тем более серверов);
• наличие квалифицированного персонала, способного управлять почтовым сервером.

 

Если ресурсы компании (материальные и человеческие в лице толкового системного администратора) позволяют иметь собственный сервер, то внешние расходы составят плата за доменную зону (зоны типа *.ru, *.net и т. д. - от 600 руб./год) и расходы на трафик (стоимость за каждый Мб полученных или отправленных данных согласно тарифам провайдера).

Стоит уточнить, что если компании не нужен функционирующий сайт (и, следовательно, расходы на его разработку и наполнение), можно зарегистрировать домен, но в настройках не заполнять соответствующие поля, тогда при обращении к сайту будет выдаваться ошибка, что сайт не найден, но почта будет работать.

Если возиться с собственным сервером нет желания (или возможности), можно купить услуги виртуального сервера. Регистратор, помимо услуг поддержания доменного имени за отдельную плату (от 600 руб./год), может также предоставлять услуги почтового хостинга (то есть виртуальный сервер, на котором хранится корреспонденция), цены - от 120 руб./мес., доступ, как правило, с использованием почтовых клиентов. Поставщики услуг берут на себя работу по настройке и обслуживанию сервера, за это, собственно, и платите деньги. Внешний хостинг предоставляют множество компаний (от всем известной корпорации Google до томского провайдера «Томтел»), примерные расходы таковы:

• 600 руб./год - регистрация доменного имени, право на его монопольное использование;
• 600 руб./год - первичный сервер DNS, на котором все настройки хранятся (его можно держать у себя, тогда не платим);
• 150 руб./год - вторичный сервер DNS, на котором хранятся копии настроек с первичного сервера, нужен для повышения надежности (его тоже можно держать у себя, но есть ограничения).

Томский провайдер «Томтел» предлагает корпоративную почту с оплатой в зависимости от количества ящиков и их вместимости, например 600 руб./год за 1 ящик размером 20 Мб, 10 ящиков по 25 Мб обойдутся уже в 3 000 руб./год, а 20 ящиков по 50 Мб - в 6 000 руб./год. Провайдер «Томика» берёт за каждый ящик по 15 руб./месяц плюс плату за трафик (от 0,01 рубля за 1 Кб за пределы домена *.tomica.ru). Google предлагает за 50 долларов в год ящик объёмом 25 Гб («Профессиональный пакет»). NextMail за 2 Гб для почты и 20 почтовых ящиков возьмёт 3 980 руб./год, за 20 Гб для почты и 200 почтовых ящиков - 11 980 руб./год плюс плата за каждый почтовый ящик от 5 до 35 руб./месяц в зависимости от выбранного тарифа.

 

Логин электронной почты

Имея собственную корпоративную почту, вы можете создать ящик с любым логином, однако не стоит бросаться в пучину фантазии и для деловых целей регистрировать ящик с адресом, например, koshechka@***.ru. Психологи также не рекомендуют использовать логины типа boss, patron или glavnyj, поскольку это нескромно называет и выделяет статус владельца ящика. Если вы хотите акцентировать внимание на своей должности, используйте логин-транслит direktor, redaktor или press-sekretar (но это вызовет трудности, если директоров или редакторов несколько человек) либо аналоги на английском языке. Однако самый распространённый и нейтральный логин - это имя и фамилия в формате, например, denis_silin.

Создание электронной почты - шаг ответственный и важный для предприятия, поэтому не стоит торопиться, отдавая своё электронное орудие труда в руки первой попавшейся компании-провайдера или почтового сервера. Также не нужно прельщаться низкими ценами или бесплатностью, поскольку стоимость обслуживания в таких случаях пропорциональна его качеству. И уж тем более не следует экономить на толковом штатном специалисте, который поможет сделать виртуальное бытие компании надёжным и удобным.

Яна ТАЙЛАШЕВА

Автор выражает благодарность за помощь в подготовке материала Алексею Леонову, начальнику ИТ-отдела ООО «Палекс».